Konferenz-Kompass

Breakout-Sessions sind ein wesentliches Element vieler Konferenzen und Tagungen. Doch was genau ist eine Breakout-Session? Eine Breakout-Session ist eine kleinere Diskussionsrunde, die aus einer größeren Veranstaltung herausgelöst wird. Diese Sessions ermöglichen es den Teilnehmern, sich intensiver mit spezifischen Themen auseinanderzusetzen und in einer kleineren, fokussierten Gruppe produktive Diskussionen zu führen.

Breakout-Sessions bieten den Vorteil, dass sie eine persönlichere und interaktivere Umgebung schaffen, in der die Teilnehmer ihre Gedanken und Ideen freier austauschen können. Im Gegensatz zu den Hauptsitzungen, die oft eher frontal und weniger interaktiv sind, fördern Breakout-Sessions den direkten Dialog und die aktive Beteiligung aller Anwesenden. Dies macht sie zu einem idealen Format für tiefergehende Diskussionen, Workshops oder die gemeinsame Problemlösung.

Um diese Sessions wirklich interaktiv und effektiv zu gestalten, können verschiedene innovative Formate eingesetzt werden. Eine vielversprechende Methode ist die Einführung von Formaten, die von traditionellen Vorträgen abweichen. Statt einer einfachen Diskussion können Sie Formate wählen, die das Engagement und die Beteiligung der Teilnehmer fördern.

Ein Beispiel hierfür ist das World Café. Bei diesem Format werden die Teilnehmer in kleinen Gruppen an verschiedene Tische verteilt. Jeder Tisch hat ein spezifisches Thema, und die Teilnehmer rotieren in festgelegten Intervallen von Tisch zu Tisch. Dies ermöglicht den Austausch von Ideen in einem dynamischen Umfeld und fördert die Vernetzung zwischen den Teilnehmern.

Ein weiteres effektives Format ist die Open Space-Methode. Hierbei wählen die Teilnehmer selbst die Themen aus, die sie am meisten interessieren, und erstellen eine Agenda in Echtzeit. Diese Selbstorganisation steigert das Engagement und stellt sicher, dass die diskutierten Themen für alle relevant sind. Durch die offene Struktur können die Teilnehmer ihre Gedanken und Ideen frei einbringen, was oft zu kreativen und unerwarteten Lösungen führen kann.

Auch die Nutzung von digitalen Tools kann Breakout-Sessions bereichern. Mit interaktiven Plattformen wie Mentimeter oder Slido können Teilnehmer in Echtzeit Fragen stellen, abstimmen oder ihre Meinung teilen. Dies fördert die Interaktivität und gibt auch zurückhaltenden Personen die Möglichkeit, sich einzubringen. Solche Tools sind besonders nützlich, um die Meinung der Gruppe schnell und effizient zu erfassen und Diskussionen zielgerichtet zu lenken.

Ein weiteres innovatives Format ist das Fishbowl-Gespräch. Hierbei sitzen einige Teilnehmer im inneren Kreis (der Fishbowl) und diskutieren, während die restlichen Teilnehmer außen sitzen und zuhören. Die Zuhörer können bei Bedarf in die Diskussion einsteigen, indem sie einen der Plätze im inneren Kreis einnehmen. Dieses Format fördert einen tiefgehenden Austausch und ermöglicht es, unterschiedliche Perspektiven zu beleuchten.

Die Barcamp-Methode, auch als "Unkonferenz" bekannt, ist ebenfalls eine hervorragende Möglichkeit, Breakout-Sessions zu gestalten. Bei einem Barcamp gibt es keine im Voraus festgelegten Redner oder Themen. Stattdessen schlagen die Teilnehmer selbst Themen vor und erstellen die Tagesordnung gemeinsam. Dies schafft eine hohe Beteiligung und Relevanz der Themen für die Teilnehmer, da jeder aktiv zur Gestaltung der Session beiträgt.

Um die Produktivität der Breakout-Sessions weiter zu steigern, ist natürlich eine gute Moderation unerlässlich. Ein erfahrener Moderator kann helfen, die Diskussionen zu lenken, sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört werden, und die Gruppe auf die Ziele der Session fokussiert zu halten. Zudem kann der Moderator Techniken wie das Active Listening oder das Paraphrasieren einsetzen, um die Kommunikation zu fördern und Missverständnisse zu vermeiden.

Abschließend ist es wichtig, den Output der Breakout-Sessions zu dokumentieren und zu teilen. Dies kann durch die Erstellung von Protokollen, die Nutzung von Kollaborationstools wie z.B. Teams, Slack, Google Workspace oder das Aufzeichnen der wichtigsten Punkte erfolgen. Die Ergebnisse sollten allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden, um den Lernprozess zu unterstützen und die Nachhaltigkeit der Diskussionen zu gewährleisten.

Durch den Einsatz solcher innovativer Formate und Methoden können Breakout-Sessions zu einem Höhepunkt jeder Tagung und Konferenz werden. Sie ermöglichen nicht nur einen intensiven Austausch und kreative Problemlösungen, sondern fördern auch die Vernetzung und das Engagement der Teilnehmer.